Chancellerie de l'Ordre de la Libération

Je suis le gestionnaire de l’Ordre de la Libération.

Je gère les finances et les Ressources Humaines de l’Ordre. Ce qu’on appellerait dans le civil : Directeur Administratif et Financier.

Nous avons commencé à travailler avec FWA par l’intermédiaire de la société Ibson. Nous arrivions à saturation de nos bases de données sous Access et FWA a réalisé pour nous une base sous MySql avec un accès Access pour ne pas changer les habitudes des utilisateurs.

Pour le projet de recherche documentaire, l’idée était d’avoir à toucher le moins de papier possible et de dématérialiser les documents en stock avant les travaux de nos locaux. A la comptabilité, nous souhaitions supprimer nos dossiers des années précédentes et parallèlement retrouver facilement tous nos documents. Au niveau du Musée et de la Commission Nationale de la Médaille de la Résistance Française (CNMRF), nous avions besoin de toucher le moins possible les dossiers qui deviennent de plus en plus fragiles.

L’application de recherche documentaire nous simplifie la vie.

Tout ce que nous faisions manuellement avant est aujourd’hui géré par l’application. Plus besoin de chercher un document dans un dossier, en saisissant une somme ou un mot clé, l’application le retrouve instantanément. Une fois les documents scannés et qualifiés, l’application s’occupe du reste : classement, archivage et même impression.

Actuellement, l’application de recherche documentaire est utilisée par le service comptabilité, le secrétariat et la CNMRF.

Les retours sont positifs. L’application est appréciée pour sa simplicité d’utilisation et ses performances de recherche.

Le gain de place d’abord, pour tout ce qui concerne les archives.

Ensuite, le gain de temps. Avant pour récupérer les bulletins de salaire d’une personne par exemple, il fallait deux jours, aujourd’hui c’est dix minutes.

Et bien-sûr, la recherche intégrale : tout est « recherchable », y compris des noms qui n’ont pas été saisis lors de la qualification du document. Car lorsque les documents sont scannés en PDF texte, la recherche s’effectue sur l’ensemble du contenu.

Oui, tout s’est très bien passé. FWA s’est montré très réactif. Le produit livré correspond totalement à nos attentes.

Oui, nous y réfléchissons.

Nous souhaiterions arriver à une dématérialisation totale de tous nos dossiers.

Nous aimerions également intégrer dans l’application les pièces de collection du Musée et peut-être s’en servir pour créer un centre de recherche.

Dans toute entreprise qui souhaite gagner du temps et économiser du papier. Ce type d’application s’adresse à tous ceux qui cherchent à améliorer les circuits de transmission des documents, leur classement et leur archivage. C’est un gage de sécurité, tout est informatisé, plus personne ne voit les papiers qui trainent.

Nous avons exactement le logiciel que nous voulions. Notre cahier des charges a été parfaitement respecté.

Si tous les fournisseurs pouvaient être comme FWA, ce serait très bien !