Bolloré Africa Logistics

Je suis responsable des systèmes d’information transverses.

Je coordonne la mise en place et le support des projets couvrant les besoins communs aux activités de Bolloré Africa Logistics. Cela regroupe les interfaces entre applicatifs, les référentiels, la gestion électronique de documents, l’intranet…

Nous avons mis en place un prototype pour la gestion électronique des factures fournisseurs au Cameroun. Autrement dit, un test grandeur nature sur un lot de factures fournisseurs pour une activité spécifique : le Transit Import Maritime.

Quand je suis arrivée, le projet avait été mis en production depuis quelques semaines.

L’activité de Transit peut être comparée à celle d’une agence de voyages pour les marchandises circulant sur l’Afrique.

Elle génère énormément de flux papier : documents pour la douane, pour le client, des documents collectés auprès des fournisseurs…

Nous avions repéré que, pour les factures fournisseurs, nous avions un certain nombre de pertes de documents. Nous pensions également pouvoir optimiser leur délai de traitement.

Nous avons défini les fonctionnalités obligatoires pour le traitement simple de la facture comme le "flux de suivi" et nous avons construit des fonctionnalités additionnelles autour des discussions, autour d’interfaces avec nos systèmes opérationnels pour éviter les doubles saisies... En fait, un cahier des charges spécifiques.

Nous avions besoin de monter l’application rapidement avec une interface simple et intuitive, et une rapidité d’implémentation et de réactivité face aux besoins des utilisateurs.

Déjà présent avec succès sur notre logiciel Cotation, c’est naturellement que nous avons fait appel à FWA avec Dispodoc.

Nous avons adapté Dispodoc à nos propres besoins et avons baptisé le projet « Tembo » qui signifie éléphant en swahili, animal symbole de solidité et de mémoire conséquente, ce qui correspond parfaitement aux fonctions de l’application.

Au Cameroun, nous avons 2 outils et donc 2 métiers autour de ces factures : SPOT, le logiciel de gestion de Transit en lui-même et IRIS, le logiciel comptable. Nous avons construit des interfaces d’IRIS et SPOT vers Dispodoc/Tembo pour éviter les doubles saisies.

Lorsqu’une facture papier arrive, elle est d’abord pré-saisie en comptabilité dans IRIS. Cette facture concerne des opérations réalisées sur un dossier Transit mandaté par un client, c’est une pièce du dossier.

Quand la facture est scannée, importée dans Dispodoc/Tembo et commence à circuler, son identifiant Iris est saisi, toutes les informations relatives (montant de la facture, nom du fournisseur…) sont alors récupérées depuis l’application de même pour les informations du dossier Transit venant de SPOT.

Ces renseignements s’inscrivent dans la fiche descriptive de la facture fournisseur. Très peu d’informations sont à saisir manuellement.

La saisie terminée, le flux de suivi graphique des étapes de traitement est démarré.

Dispodoc/Tembo, nous permet de suivre également, les discussions autour de la facture concernée, la refacturation, les prise en charges, les refus ainsi que l’historique des actions avec la durée de chaque étape...

Il y a à la fois les opérationnels de différents services au niveau transit, les responsables de département qui valident les factures et la comptabilité. Ce qui représente environ une centaine d’utilisateurs.

Les retours opérationnels sont très bons.

Il y a un réel intérêt pour les managers : les gains de temps et d’efficacité leur permettent de se concentrer sur l’activité opérationnelle.

Les équipes se réjouissent d’avoir un outil moderne qui permet un traitement rapide.

Le fait de pouvoir suivre à tout moment le document, de savoir à quelle étape de traitement il se situe, sous la responsabilité de quel service, les poussent à plus d’efficacité.

Nous avons constaté un véritable engouement pour l’application qui dépasse le service concerné par le prototype.

La force de l’application est de pouvoir accompagner un processus métier.

Dispodoc/Tembo s’est adapté au processus métier et aux besoins et non l’inverse.

La rapidité de mise en œuvre est aussi un élément à forte valeur ajoutée : au démarrage du projet, seules certaines factures Transit étaient traitées.

La mise en place du traitement des factures de frais généraux, autre type de facture fournisseur, a pris une à deux semaines entre le moment où le flux de suivi des étapes a été dessiné et le passage en production.

Le support autour de l’applicatif est simple à gérer et peut rapidement être pris en charge par les équipes informatiques locales.

Les opérationnels ont été sensibles à l’interface « user friendly » de l’application et de la représentation graphique des différentes étapes de traitement du document.

Après 3 mois en production, nous avons fait un bilan.

Nous avions estimé à 10 % les égarements de factures avant la mise en place de Dispodoc. Aujourd'hui, il n’y a plus aucune perte de factures. Avant, une facture était traitée en 6 à 9 jours. Avec la mise en place de Dispodoc/Tembo, elle est traitée en 3 à 6 jours.

Nous ne savions pas quels seraient les réactions des utilisateurs face à la mise en place du traitement électronique des documents.

Grâce à un très fort accompagnement au changement fait par les équipes locales, l’acceptation de ce nouveau processus et de l’outil est totale.

Pour synthétiser, nous avons sécurisé et amélioré notre flux de traitement.

Le projet s’est déroulé de façon progressive sur l’activité de Transit.

Nous avons commencé par mettre en place un seul flux sur l’activité de Transit : l’import Maritime. Aujourd’hui, ce processus est dupliqué sur d’autres activités de Transit et sur les factures de frais généraux qui touchent, par exemple, l’informatique.

Ce projet est une réussite dont les clés sont : une bonne analyse des besoins, un paramétrage facile à adapter selon les besoins émergeant et un accompagnement fort des utilisateurs au changement de mode opératoire sur un continent qui a énormément la culture papier.

Nous nous sommes servis de ce succès pour aller encore plus loin dans la démarche de GED et avons réalisé un cahier des charges complet ayant pour base ce que nous avions déjà avec Dispodoc et auquel nous avons ajouté d’autres fonctionnalités.

Lors du lancement de l’appel d’offre, nous avons été surpris de constater que les fonctionnalités de base dont nous avions besoin n’étaient pas disponibles dans tous les logiciels du marché.Notamment la capacité à avoir un espace de discussion et de pouvoir échanger autour du document au sein même de l’application.

Le premier tour a éliminé un certain nombre d’acteurs sur le marché et a confirmé FWA avec Dispodoc pour la suite.

Elle est très bonne : ce n’est pas une relation client / fournisseur, c’est une relation de partenariat.

FWA a une capacité à comprendre très rapidement nos métiers et nos besoins et donc à proposer des solutions adaptées. Cette capacité de compréhension nous a permis de dialoguer de façon efficace dans l’accompagnement à la mise en production.

Novateur chez nous, ce projet fait émerger de nouveaux besoins de quasiment tous les métiers et d’un certain nombre de pays sur la problématique de gestion électronique. Conclusion : c’est un vrai succès